経営者の皆様は、本業である会社の経営管理のほかに、銀行との折衝を含む資金繰りや取引先への訪問営業など「社長の仕事」がありますよね。

そのような中で経営判断を行うために必要な事務を行う総務部、人事部、経理部などが設けられます。これらの部署は、会社の機密情報をもっとも扱うといってもいい重要な部署です。

しかし上記の部署は、忙しさに季節性があることが通常です。経理部なら決算期、総務・人事部なら年末調整の時期などに残業が発生するほど忙しいのですが、それ以外の時期は比較的時間に余裕があることも事実でしょう。

また、小規模な会社ならば重要な情報を大切にするため経営者やその配偶者が給与計算、年末調整を行っていて、本業に支障をきたす時期もあるのではないでしょうか？

そこで考えられるのが、給与計算の代行やアウトソーシングです。アウトソーシングにはメリットとデメリットがありますので、この記事ではそれを紹介します。

目次

• 給与計算の代行やアウトソーシングのメリット
• 給与計算の代行やアウトソーシングのデメリット
• 給与計算ソフトはどうなのか？
• まとめ

給与計算の代行やアウトソーシングのメリット

給与計算の代行やアウトソーシングとは、従業員の給与計算や年末調整を外部の会社に委託するサービスを指します。これらの会社は、通常の給与計算業務のほかにも、通常雇用する給与計算担当者が判断に迷うような専門性の高い業務まで処理してくれます。

そのため、給与計算に費やしていた時間を使って他の業務にあたれ、人的コストパフォーマンスが良くなるというメリットがあります。

給与計算代行会社に頼むことが多い業務は、給与計算の代行、年末調整の代行、住民税の更新の代行です。もちろん、この3つ全てを代行してもらわなければならないわけではありません。自社の給与計算業務を棚卸し、必要な部分のみを代行してもらうことで、委託コストも下げることができます。

給与計算の代行やアウトソーシングのデメリット

では、給与計算を外部に委託することのデメリットにはどんなことがあるのでしょうか。一番大きなデメリットは自社に「給与計算担当者」という、ノウハウを持った人材を置いておくことができないということです。

さきほど給与計算業務の量に季節性があるという指摘はしましたが、それをもってしても、自社で給与計算をはじめ労務の問題を完結できるということは、経営のスピードや透明性の面で大きなメリットです。給与計算のアウトソーシングを行うと、このメリットが育ちにくくなるということはよく認識すべきでしょう。

また、社内のデータを外部に持ち出すわけですから、重要なデータ漏洩の危険性もあります。給与規定の内容から、役員報酬の金額などが漏れてしまうという危険性があることは理解しておきましょう。

給与計算ソフトはどうなのか？

一般に中小規模の会社であれば、給与計算をエクセルや給与計算ソフトを利用して処理しているケースも多いのではないでしょうか。エクセルは従業員数が多くなると手数が増えて事務処理上のミスが増える原因になります。

これに対して給与計算ソフトは給与計算を自動化し、ソフトウェアを更新することで法改正対応も簡単にすることができます。ただし、ソフトが計算している数値が正しいかどうかをしっかりと判断できる、「ノウハウを持った職員」が管理運用する必要があるでしょう。

その点で、人的コストがかかることは否めません。

まとめ

以上、給与計算のアウトソーシングの、メリット・デメリット、そして給与計算ソフトの比較をしました。結論からいえば、どれも一長一短なのです。そのため、給与計算ソフトを使うなら体験版を試したり、給与計算代行会社に委託する場合は、判断基準を明確にもつことが重要です。 いずれにしても、会社が費用を発生させることを伴って行う業務ですので、体験版の利用、委託する場合はどこからどこまでを委託したいのかをしっかりと打ち合わせし、費用面で納得のいく範囲で利用する方が賢明といえるでしょう。 弊社では、給与計算代行(アウトソーシング)だけでなく、記帳代行などの経理業務全般における「経理代行(アウトソーシング)」サービスを提供しております。 また、経理業務の見直しや問題点の洗い出しもサポートしております。 「どういったことをしてくれるの？」「どれくらいコスト削減ができるか？」など まずはお気軽に弊社までご相談下さい。