「経理業務」は、しばしばブラックボックス化してしまいがちです。経理作業は知識のない人から見れば、複雑で、煩雑で、わかりにくいものであるため、現在働いている経理担当者に丸投げしてしまっているケースも多いからです。
しかし非効率な経理業務を見直すことで、数字はもっと可視化しやすく、また残業時間を減らすことができます。
そのための方法を考えていきましょう。

「経理が何をしているか」を可視化し、集約化する

上でも述べましたが、経理業務における問題点のひとつとして、「経理業務がブラックボックス化している」というものがあります。
このため、まずはこれを解消しなければなりません。

経理担当者に聞きとりを行い、「月の初めから終わりにかけて、どのような業務をしているのか」を日付別に整理してもらうようにします。 そのリストを元に、
●　省くことのできる作業
●　似たような作業を集約できないかどうか
●　そのタイミングで行うことは適切かどうか

を見直し、管理表を作ります。
なおこの際、経理担当者に明らかに怠慢・不正がみられる場合以外は、最初の段階では厳しく「詰問」をすることはやめておいた方がよいでしょう。経理担当者が前任者からそのまま引き継いだ状態で仕事をしている場合もありますし、経理担当者が善意でそのやり方を選択している場合もあるからです。

経理担当者の数は適正かを考える

作業をリスト化したら、「そもそも経理部門にここまで人手が必要かどうか」の疑問が出てくることもあるかと思われます。
特に次項で述べる「ツールの導入」を行うつもりならばなおさらです。

業務のボリュームや業種によって多少異なりますが、一般的に、従業員の数が30人を超えないようであれば経理担当者が1人であってもまわせると言われています。
もちろんこれは絶対的なものではありませんが、目安として覚えておきましょう。

ただし、月末や年度末などは、一時的に人手が足りなくなる可能性もあります。この場合は派遣社員や一時雇いのアルバイト（経理業務経験者であることが強く望まれる）を入れるようにするとよいでしょう。こうすることで人件費を抑えたまま、滞りなく業務を遂行できるようになります。

ツールの導入

経理業務を効率化するための方法として、「ツールの導入」があります。

もっとも代表的なのが、「クラウドソフト」でしょう。これらを使うことで、経理作業は格段に効率よく進むようになります。
またそれ以外にも、社内でメッセージをやり取りするためのツール（slackやチャットワークなど）を導入することで、仕事を進めやすくなります。

ただしこれらは、あくまで「道具」にすぎません。その道具をどう使うかは社員に任されています。そのため、まずは社内の状況を把握し、フォーマットの統一を行ったり、デュアルディスプレイを導入したりして、「作業がしやすい環境」を整えましょう。クラウドソフトを導入する場合も、その機能を比較検討して使いやすいものを選ぶことが重要です。 なおクラウドソフトを導入しても、不明点は出てくると思われます。 そのようなケースに備えて、税理士に相談できる環境を整えておくことが有益です。 弊社では経理担当者が不足する場合に継続的に、経理代行（記帳代行、給与計算など）の支援を行うことができますので、お気軽にご相談ください。