毎月定額請求が多いならシステムを導入するべき5つの理由

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定額の請求が多くて毎月の請求業務に頭を抱えていませんか。取引先ごとに料金が違う場合でも、メインの料金は毎月同じで、一部オプション料金が異なるなどのケースは多く、取引先ごとに締め日を気にしながら請求書を作成するのは多大な手間と時間を要します。

そこで効率的に請求作業を行うためには、システムの導入がオススメです。システムを導入すれば、多くの作業を自動的に効率よく進められます。また、経理システムと連動することでさらに効率的に作業を進めることが出来ます。

この記事では、システムを導入するメリットを解説します。

この記事での定額請求とは、毎月メインの料金が定まっており、そこに都度請求や、オプション料金などがある場合を想定しています。

取引先のすべてが同じ金額であれば、問題ないのですが、提供しているサービスにより、請求金額が異なるのが常のため、取引先ごとに毎月のベースとなる金額を把握する必要があります。

その上で、毎月請求書を作成する必要があります。

＜定額請求システムの主な機能＞
　請求書作成システムは、大きく分けて請求管理機能と売上管理機能の2つがあります。それぞれを詳しく解説していきます。

①請求管理機能
請求書を発行・送付するだけでなく帳簿への起票や代金の回収など、多くの作業を伴う請求管理機能を、システムを利用して自動化し効率を上げます。

また、メール送信や郵送代行サービスまで提供されているものもあります。経理担当で手をかけず、請求書の印刷・封入作業、郵送業務までを代行できれば、さらに作業効率もアップします。

②売上管理機能
金融機関と連携してデータ管理を行う機能です。決済情報と連携して管理すれば、支払日・入金実績が正確に把握できます。

システムによっては入金データと連携し、自動的に消込作業を行うものもあります。また、経理用のシステムと連携させることで、発送した請求書から仕訳を起票できるため経理作業を効率的に行えます。

請求業務においてシステムを導入するメリットを5つ紹介します。

その1 　業務の効率化と従業員の負担軽減
請求業務には、請求内容の確認や書類の印刷・発送・管理の他に、発行した請求書を元に伝票を起こしたり、入金された金額と請求書を照合したりといった、経理処理まで様々な人手が必要です。

複雑な料金形態でも、システムの導入によって業務を省略できるため、経理担当の負担を軽減できます。

その2 　請求間違いの防止とヒューマンエラーの減少
単純作業であればあるほど、うっかりミスには気付かないものです。人の手で行われる限り、人的ミスのリスクは避けられません。

しかし、システムの導入により人が手を掛けることなく、請求書を設定した日付で自動的に発行し、経理処理もほぼ完了します。また、簡単操作でメールによる発送まで完了させることもできて効率的です。

その3 　コスト削減
請求業務にシステムを導入することで、今まで業務にかけていた時間を短縮できれば、人件費の削減効果が期待できます。

また、データ管理の形式を紙からデジタルに移行することで、用紙の購入や印刷にかかる費用も節約できます。

その4 　情報共有のしやすさ
請求業務をシステム化し、クラウド上で管理することでいつでもどこからでもアクセスが可能になります。

リモートワークが導入済みであれば、経理担当は自宅からアクセスできます。また、外回りの営業担当が請求書を確認したい時にも、その場からスマートフォン等を使用してアクセスするなど作業効率もUPします。

その5 　スピード経営
経営陣の迅速かつ的確な意思決定には、経営状況の判断材料となる財務諸表の分析は欠かせません。

請求業務をシステム化することで、一連の作業をほぼ自動的におこなうため経理処理までがスピーディーです。

経理業務の効率化により、経営状況のデータ化が迅速に進めば、会社の意思決定にかかる時間をさらに短縮できます。

定額請求のシステム化はメリットが多い反面、デメリットも存在します。ここではシステム導入に伴うリスクについて解説します。

■情報漏えい
どんなに便利なシステムを導入しても、情報漏れのリスクだけは拭いきれません。ただ、システムを利用する全員がその認識を持ち、セキュリティの強化に務めることで回避できることが多いです。

昨今、情報漏えいによる企業の損失は計りしれません。予想以上に企業としての信頼を失ってしまいます。その事実を従業員1人ひとりが認識し、意識をもって取り組めるようセキュリティ教育を施していく必要があります。

■システム障害が発生する可能性
普段は便利に利用しているシステムも、障害が起きた場合のリスクも想定に入れておかなければなりません。

システム障害により請求機能が麻痺する可能性があります。

トラブル発生時には迅速な対応が求められますし、様々なコストが発生すると考えられます。そんな場面でも、迅速かつ適切に対処することで信頼の回復につながるでしょう

請求書作成システムを導入すべき5つの理由についてはご理解いただけたでしょうか。

注意すべき点も気になりますが、圧倒的にメリットの方が多い請求書作成のシステム化は、経理業務を効率的進めるだけでなく、ヒューマンエラーも防ぎます。

効率的な請求書作成システムについて、導入を検討してみるのも良さそうです。

弊社ではクラウドシステムの導入に関するサポートを行っておりますので、お困りごとがございましたら、ご相談ください。

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