請求書の発送業務をデータ化するメリット・デメリット
昨今では「ペーパーレス」や「業務効率化」を推進すべく、請求書のデータ化を行う企業が増えてきました。
しかし請求書のデータ化について「具体的にどのようなメリットが受けられるのか」「デメリットも知りたい」といった疑問を抱いている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事では、請求書の発送業務をデータ化するメリット・デメリットについて解説します。
デジタル化を進めていきたいと考えている企業の担当者は、ぜひ参考にしてください。
目次
１．請求書を電子データで発送するメリット
請求書の発送業務をデータ化するメリットには、以下のような点が挙げられます。
・請求書発行業務を効率化できる
・ペーパーレス化による印刷費、発送費の削減
それぞれのメリットについて見ていきましょう。
1．請求書発行業務を効率化できる
請求書をデータ化することで、紙ベースでおこなっていた請求書発行業務を効率化することができます。
従来の請求書作成に必要な定型作業を自動化することができ、請求書の再発行や修正が必要になった場合でも、システム上で対応可能です。
また発行済みの電子請求書はシステム内で一元管理されるため、必要に応じて誰でも簡単に検索・閲覧できるようになります。
2．ペーパーレス化による印刷費・発送費の削減
請求書のデータ化によって、請求書発行時に必要な印刷費・発送費を削減できます。
これまでの請求書発行業務では、紙の請求書を調達して取引先に郵送する必要がありました。
請求書の発行が複数となるとコストも大きくなりますが、請求書をデータ化すると、紙代やインク代、郵送代などが不要となりコスト削減に役立ちます。
またペーパーレス化を進めることによって、書類を収納するためのスペースが削減できるため、スペースの有効活用にもつながります。
２．請求書を電子データで発送するデメリット
請求書の発送業務をデータ化するデメリットは、主に以下の2点です。
・導入、運用のコストがかかる
・紙での請求書を希望する企業も一定数存在する
それぞれのデメリットについて解説します。
1．導入・運用のコストがかかる
請求書をデータ化して請求書発行システムを導入する場合は、初期費用や月々の運用コストが発生します。
とはいえ、請求書発行業務が軽減できたり、ペーパーレス化によって印刷費・発送費が削減できたりする点などを考慮すると、総合的にはコスト削減につながるケースがほとんどです。
もし予算を大幅に超えたコストが想定されるようでしたら、 IT導入補助金などの活用を検討するのも一案です。
2．紙での請求書を希望する企業も一定数存在する
電子請求書ではなく、紙ベースでの請求書発行を希望する取引先も一定数存在します。
なかには、指定のフォーマットによる請求書の郵送を求める企業も少なくありません。
そのような場合、取引先によっては引き続き紙の請求書を発行するなど、柔軟な対応が必要であるといえます。
３．まとめ
この記事では、請求書の発送業務をデータ化するメリット・デメリットについて解説しました。
請求書のデータ化は、いくつかのデメリットはあるものの、業務効率化やコスト削減などさまざまなメリットを享受することができます。
請求書発行業務の効率化を進めるためにも、請求書のデータ化に着手してみてはいかがでしょうか。