営業など直接利益を生み出すフロントオフィス業務に対して、直接利益を生み出さずに後方支援に徹する業務をバックオフィス業務と呼びます。バックオフィス業務には、総務・人事・一般事務・財務・経理などの職種があります。

バックオフィスは、人手不足になりがちで、繁忙期には残業が多くなり、業務の効率化が急務となっています。しかし、バックオフィスの業務を効率化させるには、具体的にはどのようなことをすればよいのでしょうか。

今回は、バックオフィス業務を効率化させる7つの方法についてご紹介します。

目次

• １．バックオフィス業務の課題
• ２．バックオフィス業務を効率化するメリット
• ３．バックオフィス業務効率化の手順
• ４．バックオフィス業務を効率化する7つの方法
• ５．まとめ

１．バックオフィス業務の課題

バックオフィス業務の課題として、以下のようなことが挙げられます。

• 業務量が多いにもかかわらず、予算が割り当てられず人材採用しないので、人手不足になりがち
• 社内からの問い合わせやトラブル対応など業務が中断されやすく業務効率が悪い
• 単調作業が多く、目標が明確でないため、従業員のモチベーションが低下しやすい

２．バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィス業務を効率化することにより、以下のようなメリットが生まれます。

• 業務の属人化を解消し、不特定多数の人が業務を行うことができるようになり、業務の停滞に関するリスクが減少する
• 社内の電子化・ペーパーレス化が進み、管理コストの削減が期待できる
• 業務の見える化・効率化・安定化が図られる
• 人件費が削減でき、効率化により浮いた人員を営業など会社が注力したい部門に再配置することができる
• 個人のミスや不正の誘発が減少する
• 担当社員の残業時間が減り、モチベーションアップが期待できる

３．バックオフィス業務効率化の手順

バックオフィス業務を効率化するためには、以下のような手順が必要になります。

• 【現状分析】担当者ごと、チームごとの順で既存業務の現状分析を行う。工程・工数・「ムリ・ムラ・ムダ」を洗い出す

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• 【仕分け】業務を「内部処理業務と外注で効率化できる業務」に分類して優先順位をつける

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• 【効率化の方法の検討】効率化できる業務個々に対して、効果的・効率的な方法の検討を行う

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• 【効率化の実行】検討した方法の中から、自社に適した「いつ・どこで・誰が・繰り返し行っても同じ結果が出る」方法を選択し、業務フロー・システムをマニュアル化して運用する（役割分担・スケジューリングも行う）

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• 【業務のチェック・見直し】新たな業務フロー・システムについて、チェックし見直すことを一定間隔で繰り返し行う

４．バックオフィス業務を効率化する7つの方法

バックオフィス業務の効率化を測るには、他部署とのやり取りで発生するコミュニケーション部分の改善と、データ整理やパソコン入力など事務処理の効率化がポイントです。

バックオフィス業務の効率化を図る方法は、以下の7つです。

• マニュアルの作成と他部署での活用の促進
• クラウドサービスの活用
• アウトソーシングの活用
• RPA（AIを活用した簡易的なパソコン作業を自動化するシステム）の導入
• チャットボット（質問対応を自動化するシステム）などのビジネスチャットツール、スケジュール管理ツールなどの情報系システムの導入
• 自社の業務に合った基幹システム（顧客管理システム、会計システムや受発注管理システムなど）の導入
• 自社独自のERP（統合期間業務システム）の構築

5．まとめ

バックオフィス業務を効率化するには、さまざまな方法があります。
貴社に最適なバックオフィス業務効率化の手法を選択して実行しましょう。
また、バックオフィス業務の効率化に伴い、バックオフィス業務のアウトソーシングも検討してみましょう。
弊社はバックオフィス支援、阪神間No1を目指しておりますので、バックオフィスでお困りのことがあれば、お気軽にお声がけください。