給与計算をスムーズに行うための5つのポイント
給与計算業務は、従業員の給与に関して、決まった期日に正しい金額を振り込むというミスの許されない業務です。
複雑で大変な給与計算業務を効率化してスムーズに行うためには、いくつかのポイントを押える必要があります。
今回は、給与計算業務をスムーズに行うための5つのポイントについてご紹介します。
目次
１．給与計算業務の基本的な流れと最近の動向
給与計算業務の基本的な流れは以下のとおりです。
①従業員情報の管理
②勤怠データの集計
③給与計算・給与振込・帳票類の作成・明細書の配布
④社会保険料や税金の納付
最近では、新型コロナウイルス感染症の影響などにより、テレワークが普及し、従業員の勤務形態なども多様化しています。
その影響で、給与計算業務の担当者の業務量も増加する傾向にあり、給与計算業務の効率化の必要性が高まっています。
２．給与計算業務をスムーズに行うための5つのポイント
給与計算業務の効率化を図り、業務をスムーズに行う上では以下の5つのポイントを押えることが重要です。
●既存の給与計算業務フローの見直し
既存の給与計算業務システムや業務フローを見直して、効率化のために聖域なき改革を断行することが重要となってきます。
●入力業務の軽減
勤怠管理ソフトと給与計算ソフトを連携させて活用することにより、勤怠情報や給与計算・手当情報などの自動入力・自動計算が可能となります。手作業入力によるミスの軽減や省力化・スピード化を図ることができます。
●新規システムの積極的な導入
勤怠管理システムの導入やインターネットバンキングの活用、帳票類の電子化など、自社に適した新規システムの導入を積極的に検討することが重要です。
●情報の一元管理
人事関連情報を一元管理して、管理業務を省力化するとともに、必要なデータのスムーズな連携を図ることができます。
●ペーパーレス化の推進
給与明細書などを電子化することにより、紙での明細書配布業務を省力化することが可能です。クラウド型の給与計算・勤怠管理システムの導入などにより、帳票類の作成や給与計算のための上司への確認などに関しても、大幅な効率化が期待できます。
３．まとめ
給与計算業務を効率化してスムーズに行うためには、5つのポイントを押えることが重要であることはご理解いただけたでしょうか。
給与計算業務は聖域であり、これまでの業務フローをできる限り変えたくないと思っている経営者や担当者はいらっしゃると思いますが、効率化を図る上では、思い切って改革することがとても重要です。
効率化のためのポイントを押えた上で、自社に適した方法を模索していきましょう。
また、給与計算業務の効率化を図る上では、代行会社へのアウトソーシングも併せて検討してみることをおすすめします。
弊社では、給与計算を含めた経理代行業務についてのフロー見直しなども行っておりますので、お気軽にお声掛けください。