会計や人事に関する業務をデジタル化・クラウド化するメリット・デメリット
近年、ここ日本でも経済産業省を筆頭に、国をあげてのテジタル化・クラウド化が推進されています。
デジタル化とは、デジタル技術を用いて業務の効率化を目指すことをいい、クラウド化は内製していたシステムやソフトウェアをクラウド環境に移行することをいいます。
これらの変革に真剣に取り組まなければ、時代の流れについていくことができず、企業として生き残ることは難しいといっても過言ではありません。
この記事では、会計や人事に関する業務をデジタル 化・クラウド化するメリット・デメリットについて解説します。
目次
１．会計や人事業務をデジタル化・クラウド化するメリット
会計や人事業務のデジタル化・クラウド化には、以下のようなメリットがあります。
・業務効率化の向上が見込める
1つ目のメリットは、業務効率化が図れることです。
デジタル化を進めると、会計業務の大きな負担となる入力作業を自動化できたり、従業員に関する膨大なデータの集約・見える化により多面的な人事評価を実現できたりします。またこれまで紙ベースで作業していたこともデータで管理できるようになるため、電子データとしてクラウド上でいつでもどこでも内容を確認することが可能です。
デジタル化によって手間のかかる業務を効率化でき、よりクリエイティブな業務に集中しやすくなります。
・情報の共有が簡単になる
データ共有が楽になることもメリットといえます。
クラウドサービスは使う場所を選ばないのは先述したとおりですが、離れた場所にいる従業員同士が同時に共同作業することも可能です。
これまではオフィスに出向かなければ確認できなかった紙の書類も、デジタル化することで簡単に共有や管理ができます。
このようにデジタル化の促進によって、情報の共有がリアルタイムで可能となり、社内で蓄積された情報をより実用的に運用できるのです。
２．会計や人事業務をデジタル化・クラウド化するデメリット
会計や人事業務をデジタル化・クラウド化は、以下のようなデメリットも抱えています。
・システム障害発生のリスク
デジタル化のために導入したシステムの障害や故障などが発生し、一時的に仕事が中断してしまう可能性があります。
システムが停止してしまうと、必要なデータを確認できなかったり、自動化されていた作業の段取りが分からなかったりするなどして、企業のビジネス遂行に悪影響を与えてしまいます。
対策として、データのバックアップはもちろん障害対応マニュアルを作成しておき、少しでも早く業務を平常運行に戻せるよう準備しておくとよいでしょう。
・導入コストがかかる
2つ目のデメリットは必然的ではありますが、導入コストがかかる点です。
デジタル化は長期的な目線で見るとコスト削減が見込めますが、ツール導入や初期投資には一定の費用が必要です。
自社の予算に適したシステムを見つけたり、必要な機能に過不足がないツールを導入したりして、まずは負担の少ない範囲で始めてみるとよいでしょう。
３．まとめ
会計や人事業務をデジタル化・クラウド化することは、業務効率化の向上や従業員の負担軽減など、企業にとって多くのメリットがあります。
他方でシステム障害発生などのデメリットやリスクも伴うため、デジタル化の強みや弱みを把握したうえで、自社にあったデジタル技術を導入することが大切です。
この記事を参考にして、少しずつデジタル化を進めてみてはいかがでしょうか。
弊社ではクラウドシステムを利用した会計を含めた導入支援を行っていますので、お困りごとがございましたら、是非ご相談ください。